Главная » Справочник » Управление развитием организации » Функция контроля в менеджменте

Функция контроля в менеджменте

Понятие «контроль» имеет ряд определений: процесс сравнения достигнутых результатов с запланированными; одна из функций деятельности в менеджменте; принцип управления; завершающий процесс процедуры выработки управленческих решений (УР) (рис. 13).

Контроль – это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды. Контроль как функция управления – центральное звено для планирования деятельности фирмы и управления ею.

Функция контроля преследует следующие цели:

обеспечение единства решения и исполнения;
предупреждение возможных ошибок и недоработок (не карательная, а профилактическая функция);
своевременное выявление отклонений от заданных программ, задач, сроков, параметров и т. д.

Субъекты контроля: контролирующее звено (государственные органы, ведомственные органы, руководители различных уровней управления и т. д.).

Объекты контроля: предприятия, организации, бизнес-процессы в организациях, персонал, сроки, отдельные элементы системы и т. д.

Контроль начинается с формулировки миссии организации, определения ее целей и структуры.

Процесс контроля включает в себя четыре стадии:

Установление норм деятельности (нормирование).
Сбор данных о фактических результатах, предполагает ведение учетной статистики.
Сравнение и оценка фактических и ожидаемых итогов.
Разработка и реализация корректирующих действий.

Требования, предъявляемые к контролю:

стратегическая направленность контроля;
ориентация на результаты;
соответствие контроля виду деятельности;
своевременность;
гибкость;
простота осуществления.

Выделяют различные виды и формы контроля.

По исполнителю:

самоконтроль;
контроль, выполняемый менеджером, контрольным мастером, отделом технического контроля (ОТК);
инспекционный контроль;
государственный контроль (например, соответствие законодательству);
ведомственный контроль (например, санитарно-эпидемиологическая служба может закрыть столовую, которая не соответствует нормам);
общественный контроль (например, жители района выступают против строительства дома на месте детской площадки);
международный контроль.

По времени осуществления.

Предварительный контроль (входной, до начала работы) осуществляется на стадии разработки планов и формирования организационной структуры, например, на КамАЗе контролируется качество стали; в вузе на вступительных экзаменах выявляется исходный уровень знаний.

Контролируется точность выполнения определенных правил, процедур, инструкций по разработке планов, формированию структуры организации.

Объекты предварительного контроля:

человеческие ресурсы (анализ квалификационного, возрастного, профессионального состава исполнителей; отбор специалистов по определенным требованиям (документы, характеристики, например, стаж работы, возраст, образование и т. д.);
материальные ресурсы (выбор поставщиков, потребителей; проверка закупленной продукции на ее соответствие требованиям по качеству; создание запасов);
финансовые ресурсы (бюджет, источники поступлений и основные направления расходования средств);
время.

Инструменты: установление стандартов, некоего образа будущего продукта и процесса его создания.

Текущий контроль (в ходе выполнения работы). Основная задача такого контроля – своевременное выявление отклонений факта от плана и обеспечение обратной связи (например, в вузе текущей формой контроля является сессия).

Инструменты:

наблюдение за ходом работы;
измерение текущих результатов и сравнение их с запланированными.

Заключительный контроль (итоговый, выходной) осуществляется по окончании срока или по итогам выполнения работы (проверка готового продукта на соответствие стандартам и параметрам), например, в вузе – государственный экзамен.

По итогам заключительного контроля принимаются решения об изменении стратегии и тактики действия. Инструменты: наблюдение; замер (измерение параметров); составление сводного отчета.

По стадии производственного процесса:

входной;
операционный;
транспортировки;
готовой продукции;
хранения.

По принимаемым решениям:

активный (предупреждающий);
пассивный (по отклонениям).

По степени охвата:

сплошной;
выборочный.

По содержанию:

контроль операции;
маркетинговый контроль;
финансовый и бюджетный контроль;
контроль человеческих ресурсов.

Причины отклонения фактической траектории от плановой включают:

изменения во внешней среде (например, появление новых приоритетов – производство общественных товаров, учет требований экологии);
изменения во внутренней среде (изменение технологии, структуры организации и т. д.);
влияние субъективного фактора: различие людей обусловливает их различную реакцию на определенные события, что затрудняет прогноз результатов.

При осуществлении функции контроля необходимо соблюдать этические нормы контроля:

Осторожно осуществлять контроль, если менеджер не является непосредственным начальником подчиненного (не рекомендуется осуществлять контроль через голову непосредственного руководителя, только в его присутствии или косвенно).
Запрещается рыться в столе, прослушивать телефонные переговоры.
Контроль – это не надзирательство, а профилактика отклонений!

Эффективность контроля может быть определена как отношение эффекта (результата) контроля к затратам на его проведение. Общие затраты включают расходы на измерение, сравнение фактических данных с запланированными и реакцию на выявленные отклонения.

Предыдущая статья Функции управления в организации Следующая статья Функция мотивации в менеджменте

Статьи по теме