Особенности письма

Письмо как вид документа применяется для передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами: адресантом (отправителем письма) и адресатом (получателем письма), которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Этот вид документов выделяет способ их передачи — пересылку по почте (в том числе и электронной), а также с помощью факсимильной или телеграфной связи.

Из-за массового использования и большого разнообразия деловых писем четкой их классификации нет. По функционального признаку выделяют следующие разновидности деловым писем.

Директивное (циркулярное письмо) — письмо, направляемое вышестоящей организацией и сообщающее подчиненным организациям определенные сведения, касающиеся их деятельности, или имеющие распорядительный характер установки.

Письмо-извещение — письмо, сообщающее или утверждающее что-либо. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «Сообщаем» («Извещаем»), «На Ваш запрос сообщаем…», «Ставим Вас в известность».

Письмо-предложение (письмо-оферта) — письменное заявление от имени одного предприятия (оферента), адресованное другому предприятию (акцептанту), о готовности заключить с ним договор на определенных условиях. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Претензионное письмо может содержать требование возмещение убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении объемов, сроков поставки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и т. д.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В рекламном письме приводится полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

Сопроводительное письмо — письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.

Письмо-подтверждение — сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т. п.).

Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: «Прошу» («Просим»).

Письмо-напоминание — письмо, указывающее на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Информационное письмо — письмо, сообщающее адресату о какомлибо факте или мероприятии. Может рассматриваться как разновидность письма-извещения.

Письмо-ответ — документ, содержащий ответ на инициативное письмо.

Частные письма — письма, авторы которых обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами и предложениями.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4 или А5 (если текст не превышает 7 строк). Существуют бланки письма организации, структурного подразделения и должностного лица.

После подписания при регистрации проставляются дата и регистрационный номер письма, отметка об исполнении документа и направлении копии письма в дело.

Реквизиты письма оформляются в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97–2016.

Составление текста письма.

Деловые письма являются инструментом делового общения, поэтому при составлении писем следует придерживаться правил делового этикета.

Этикет (от фр. etiquette) — установленный порядок поведения где-либо. Под деловой этикетом понимается порядок поведения в системе делового общения.

В письменном общении деловой этикет находит свое выражение в выборе формулировок: обращения — в начале письма, а просьб, претензий, отказов, поручений и др. — в основной части текста письма.

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения, т. е. апелляции к личности адресата. Эта небольшая по объему часть текста очень важна как для ближайших, так и для перспективных целей общения.

В соответствии с традицией делового общения, устанавливающейся в настоящее время в российских деловых кругах, для выражения официального характера отношений предпочтительнее обращение по фамилии или должности в сочетании с дополнительным этикетным речевым средством «господин» (господин Иванов, господин ректор).

К наиболее универсальным формулам обращения, которые могут использоваться в любых ситуациях делового общения, относятся:

Уважаемый господин … (фамилия)

Уважаемая госпожа … (фамилия)

или:

Уважаемые господа

Уважаемый господин председатель

При выборе формы обращения следует руководствоваться не только личным вкусом, но и сложившейся в языковой среде или в коллективе этикетной традицией.

Нормы речевого этикета современной России характеризуются изменчивостью и размытостью. После революции 1917 года произошло разрушение традиций дореволюционной этикетной, в том числе деловой речи.

Были официально отменены обращения «господин», «сударь» и именования в соответствии с Табелем о рангах («ваше превосходительство», «ваше сиятельство» и др.).

В советское время обращения к адресату строилось по формуле: «товарищ + Фамилия И.О.», например «тов. Петрову И.С.».

В начале 90-х гг. XX века во многих сферах общения произошел отказ от советского обращения «товарищ», которое в настоящее время сохраняется только в среде военнослужащих и, по-видимому, среди членов левых организаций, например, компартий.

Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением.

В советской деловой переписке знак восклицания после обращения широко использовался и подчеркивал значимость и официальный смысл письма. Современная российская деловая переписка все больше ориентируется на англоязычные образцы, в которых восклицательный знак после обращения практически не используется.

В соответствии с правилами этикета письмо, содержащее в начале текста личное обращение к адресату, должно завершаться заключительной формулой вежливости, которая вместе обращением образуют так называемую этикетную рамку. Заключительная формула вежливости по своей эмоциональной тональности должна соответствовать обращению и общему настроению письма.

К наиболее распространенным заключительным формулам вежливости относятся: «С уважением…», «С искренним уважением…», «С глубоким уважением…

В заключении письма могут использоваться такие выражения, как «Приношу самые искренние уверения в…», «Уважающий Вас…», «Искренне Ваш…», «Желаю процветания Вашей фирме…», «С искренним чувством уважения и признательности…», «С наилучшими пожеланиями…» и т. п.

Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2–3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.

Основные вопросы располагаются в последовательности, оптимальной для восприятия. Опыт показывает, что важные и сложные вопросы следует располагать в начале письма.

К тексту писем применимы общие требования к текстам документов: актуальность и достоверность информации, рациональность построения, логичность изложения, использование официально-делового стиля, основными чертами которого являются нейтральный тон изложения, лаконичность текста, точность и ясность выражения мысли.

В официальных письмах принята форма выражения от 1-го лица множественного числа: «Предлагаем Вашему вниманию …», «Напоминаем, что срок выполнения …».

Возможно изложение текста от третьего лица единственного числа, например: «компания не предполагает…», «организация изучила…».

При составлении делового письма, когда уже определено его содержание, важно правильно использовать языковые формулы (или как их еще называют — клише) для окончательной отработки текста подготавливаемого документа.

Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Например, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция:

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет №…»; сопроводительного — «Направляем…», «Высылаю…», письма-просьбы — «Прошу…», «Обращаемся с просьбой…» и т. д.

В целом, использование стандартных языковых формул придает письму более официальный характер и способствует точности выражения и однозначности понимания текста.

Служебные письма составляют в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Даже когда в них идет речь о принципиальном несогласии, недопустимо проявление грубости, иронии или насмешки.

Категорический отказ следует выражать прямо, но вежливо. Письма-отказы желательно начинать не с формулировки самого отказа, а с изложения его причины, а затем в тексте могут быть сделаны предложения, на основе которых можно впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса.

Убедительность письма зависит от аргументированности просьб и предложений, которая достигается приведением тщательно отобранных фактов, количественных и качественных показателей и т. д.

Информация в тексте письма должна быть лишь достаточной для того, чтобы убедить адресат в необходимости принятия желательного решения. Если для этого необходимо приведение большого количества материала, его оформляют как приложение к письму.

Желательно, чтобы письмо было посвящено одной проблеме и по объему не превышало одну страницу.

Текст письма разбивается на абзацы, каждый из которых посвящен одному вопросу. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

После составления текста письма оформляется реквизит «Заголовок к тексту», отвечающий на вопрос «О чем?», «О ком?» и кратко отражающий содержание письма.

Письмо оформляется как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату. Второй — копия — печатается на чистом листе, на нем проставляются визы согласования, он остается в организации и подшивается в дело.

Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации, как правило, оно принадлежит руководителю и его заместителям. В крупных организациях письма могут подписывать руководители структурных подразделений.

Письма пересылают адресату по почте (в том числе электронной), факсу или передаются с курьером.