Федеральное законодательство в сфере работы с документами
Федеральные законы Российской Федерации являются актами высшей правовой значимости, и закрепленные в них нормы обязательны к применению в той области деятельности, на которую эти законы распространяются. Федеральное законодательство в области ДОУ в настоящее время не может рассматриваться как комплексное регламентирование норм работы с документами, особенно в негосударственных и коммерческих организациях.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.
Закон определяет ряд базовых терминов в@области ДОУ и в сфере использования современных автоматизированных технологий при работе с документной информацией, в частности:
- информация — сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления;
- документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
- электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
- конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
- информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
- информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
- обладатель информации — это лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации.
Обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, субъект Российской Федерации, муниципальное образование.
При этом обладатель информации обязан соблюдать права и законные интересы иных лиц, принимать меры по защите информации и ограничивать доступ к ней, если такая обязанность установлена федеральными законами.
Закон устанавливает принципы, на которых осуществляется правовое регулирование отношений, возникающих в сфере информации, информационных технологий и защиты информации, среди которых:
- свобода поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом, которая может быть ограничена только федеральными законами;
- открытость информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления и свободный доступ к такой информации, кроме случаев, установленных федеральными законами;
- достоверность информации и своевременность ее предоставления;
- неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.
Статья 11 закона определяет единый порядок документирования информации в государственных органах и органах местного самоуправления. В федеральных органах исполнительной власти он устанавливается Правительством Российской Федерации. Этих правил и требований должны придерживаться иные государственные органы и органы местного самоуправления.
Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации в каждой организации обязательно должны создаваться такие локальные правовые акты, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных.
Кодекс определяет документы, составляемые при приеме, увольнении, командировании, наложении поощрения и взыскания и др., регламентирует структуру текста, оформление и сроки подготовки некоторых из них.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности.
Этим законом к частной собственности отнесены архивные документы негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими документы.
Закон определяет обязанности в отношении архивных документов и устанавливает ответственность владельцев архивных документов (государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане) за их несоблюдение.
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» регламентирует отнесение информации к коммерческой тайне, порядок передачи такой информации, охраны ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей этой информации и других участников, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции. Он определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой органами государственной власти и иными государственными органами, органами местного самоуправления и иными муниципальными органами, юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.
Целью закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.Закон относит к персональным данным любую информацию об определенном или определяемом на основании такой информации физическом лице: его фамилию, имя, отчество, год, месяц, дату и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессию, доходы, а также другую информацию.
